CAPITULO IV

PLANIFICACIÓN DE LAS TAREAS Y OPERACIONES A REALIZAR EN LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO

Germán Ccanto Mallma

Como empresario, una de tus labores más frecuentes será la toma de decisiones. El futuro de tu empresa dependerá de la calidad y oportunidad de las decisiones que tomes. Una decisión es un acto responsable del empresario que pone en juego los recursos de la empresa con la finalidad de conseguir un objetivo específico. Las decisiones que toman los empresarios no son todas iguales, tienen diferentes niveles en función del grado y del periodo de tiempo que ellas afecten a la empresa.

Las decisiones que influencian el futuro de la empresa en el largo plazo o que afectan su patrimonio, se denominan decisiones estratégicas. En cambio, las decisiones que solo tienen un impacto en el corto plazo, se denominan decisiones tácticas. Ambos tipos de decisiones son importantes, ya que se debe tener presente que “nunca habrá un mañana si no existe un hoy”. Establecer una actitud estratégica en la empresa consiste básicamente en proyectare al futuro. Pare ello el empresario tiene que desarrollar la capacidad de vislumbrar las tendencias del mundo que lo rodea, y evaluar la potencialidad de las diferentes oportunidades que se abren y las probabilidades de éxito de la empresa en cada una de ellas.

Esa capacidad de vislumbrar el futuro es fundamental para tomar decisiones correctas con la debida anticipación. Pero el futuro es por esencia sorprendente. Siempre suceden cosas que nadie imaginaba que podrían ocurrir. Para aumentar las probabilidades de éxito de la empresa en medio de situaciones cambiantes y sorprendentes se ha desarrollado el método de planeamiento estratégico.

1. Planeamiento estratégico.

El planeamiento estratégico es el proceso a través del cual el empresario diagnostica el entorno y su empresa para tomar las decisiones de largo plazo.

El planeamiento estratégico recorre los siguientes pasos:

a. Identificación del compromiso principal de la empresa con la sociedad (la misión).
b. Exploración del entorno para encontrar las oportunidades y amenazas.
c. Auto-análisis de las fortalezas y debilidades de la empresa.
d. Establecimiento de las relaciones estratégicas y las opciones más interesantes para la empresa.
e. Establecimiento del desafío empresarial.
f. Concepción de las acciones para alcanzar ese desafío.

2. Pensar como estratega.

Como empresario, debes marcar diferencias con tus nuevos colegas y competidores. Esas diferencias nacerán de un cambio de actitud. A partir de este momento, deberás convertirte en un estratega.

Tu primer esfuerzo será identificar la idea que refleja la razón de existir de la empresa y se convertirá en el faro que oriente todas tus actividades presentes y futuras: la misión. La misión es el compromiso principal que asumirá la empresa con la sociedad en la cual desarrolla sus actividades, es su contribución a mejorar la sociedad.

Ejemplos de misión:

Revista de turismo
Que los turistas puedan disfrutar de las bellezas del Perú con seguridad y eficiencia.
Empresa de exportación de flores
Alegrar la vida de las personas con el exotismo y la belleza de las flores del Perú.
Fábrica de shampoo para bebes.
Que los bebes ya no lloren al lavarles el cabello.

Pero además de tus esfuerzos por ser útiles a la sociedad, todos los días tendrás que enfrentar situaciones que aparentemente pueden ser beneficiosas o peligrosas para el desarrollo de tu empresa. Una oportunidad es una situación favorable a la empresa, que al ser aprovechada, le permitirá dar saltos cualitativos que le acerquen hacia sus objetivos.

Aprovechar todas las oportunidades o por lo menos la mayoría de ellas, es una habilidad que debes desarrollar si quieres convertirte en un empresario de éxito. Ver pasar las oportunidades, sin tocarlas siquiera, siempre será la causa del fracaso para muchos empresarios. Pero recuerda que no todo te será siempre color de rosa. En entorno siempre existen factores que operan en contra de los objetivos de la empresa: las amenazas.

Las amenazas son factores negativos que pueden limitar seriamente el crecimiento de la empresa y hasta pueden poner en peligro su propia existencia. La competitividad de una empresa no sólo depende de la habilidad del empresario de captar las oportunidades y amenazas del mundo que le rodea. Debe también preocuparse por dotar a su empresa de una estructura interna que sea capaz de aprovechar las oportunidades y de enfrentar las amenazas de una manera conveniente.

Las fortalezas de la empresa son aquellas capacidades internas logradas en base a una buena combinación de recursos, que le permiten aprovechar mejor las oportunidades o enfrentar adecuadamente las amenazas. Una de las principales labores del empresario es reforzar su empresa, en aquellos aspectos que le permitan emplear mejor su ventaja competitiva y su producto estrella.

Lamentablemente, por más fuerte que sea una empresa, siempre existirán algunos aspectos internos que no podrá reforzar por alguna falta temporal de recursos. Las debilidades son algunas características internas que limita la empresa y le hacen difícil obtener los éxitos esperados.

Existen dos clases de combinaciones de los factores externos e internos que tienen una importancia estratégica para la empresa. Cuando se combinan las oportunidades que ofrece el entorno con las fortalezas de la empresa, se crean las condiciones para el éxito. Cuando se combinan las amenazas con las debilidades de la empresa, se crean las condiciones para los fracasos.
3. Descubriendo oportunidades y evitando amenazas.

Todos los días surgen oportunidades y amenazas para las empresas existentes en el mercado. Uno de los factores que más influye sobre el éxito o fracaso de una empresa es su capacidad de identificar las oportunidades y amenazas que van surgiendo en su entorno. Conocer cómo y dónde surgen las oportunidades y amenazas no ayudará a prever su ocurrencia. De esta manera podremos, en un caso, aprovecharlas al máximo, o en otro, neutralizar o minimizar sus efectos en la empresa.

Recuerda que por si sola la habilidad para identificar oportunidades y amenazas no te ayudará a conseguir el éxito empresarial, sino que deberás aprender a reinterpretar el entorno, de modo que descubras oportunidades donde aparentemente solo existen amenazas. Con ello, podrás “crear” tus propias oportunidades. He aquí un ejemplo de ello. Normalmente las empresas productoras de café en el país, han considerado que la importación constituye una menaza para su mercado. Sin embargo, cafetal transformó esa “amenaza” en una oportunidad, importando café soluble colombiano e incrementando así una línea más a sus ventas.

4. Identificación de las fuentes.

Oportunidades y amenazas tienen un origen común y son tan complejas, que a veces no suele ser sencillo descubrir su verdadero sentido. Las principales fuentes de oportunidades y amenazas para las empresas son:
· El mercado.
· La política gubernamental.
· Las políticas de otros estados.
· La tecnología.
· Las condiciones sociales.
· La naturaleza.

El mercado.

Por ser su “habitad” natural, el mercado es la principal fuente generadora de oportunidades y amenazas para las empresas, y esta influencia se manifiesta a través de cinco variables competitivas:

· El ingreso de nuevos productos o empresas al mercado, que depende de las condiciones presentes en un momento determinado, aunadas a la reacción de los competidores existentes que debe esperar el que ingresa. Existen actividades en las que es muy fácil entrar al mercado, mientras que en otras se requieren recursos o habilidades especiales.

Actividades de fácil entrada al mercado
Actividades de difícil entrada al mercado
- Bodega.
- Zapatería.
- Panadería.
- Restaurante.
- Puesto de venta de periódicos y revistas.
- Crianza de animales menores.
- Fábrica de cemento (mucha inversión).
- Galería de arte (conocimiento especializado).
- Empresa minera (requiere descubrir una veta).
- Fabricación de llantas (requiere una patente).

· Presión de productos sustitutos, que además de despojarnos de una parte del mercado, nos colocan un tope sobre los precios que podemos fijar, lo cual reduce la rentabilidad del producto.
Producto principal
Producto sustituto
Pan
Galleta
Cerveza
Ron
Gaseosa
Refrescos
Cine
Videos
Restaurante
Loncheras

· Poder negociador de los compradores, que fuerzan la baja de precios, negocian una calidad superior o mayores servicios y hacen que luchemos con los competidores para conseguir la aceptación de los clientes.

Actividad
Comprador principal
- Construcción
- El estado
- Medios de comunicación (TV, Radios, Diarios, etc.)
- Los grandes anunciantes (el Estado, gaseosas, cervezas, bancos, etc.).
- Agricultura
- Los acopiadores en chacra.
- Pesca
- Los intermediarios en el muelle.

· Poder de negociación de los proveedores, que pueden elevar los precios, fijar el momento o las cantidades de compra, así como reducir la calidad de los productos o servicios que brindan, e incluso imponer sus propias cadenas de distribución.

Actividad
Proveedor principal
- Materiales de construcción.
- Fábricas de cemento.
- Depósito de cerveza.
- Fábricas de cerveza.
- Farmacias y Boticas.
- Laboratorios.
- Bodegas.
- Distribuidoras.

· Rivalidad entre los competidores, con la intención de mejorar su posición en el mercado, los competidores suelen utilizar tácticas como las guerras de precios, ofertas promocionales, batallas publicitarias, introduciendo de nuevos productos e incrementos en el servicio al cliente o la garantía.

Actividades de baja rivalidad
Actividades de alta rivalidad
- Zapaterías.
- Panaderías
- Florerías.
- Bodegas.
- Gaseosas.
- Cervezas.
- Bancos.
- Detergentes.

La política gubernamental.

Puede generar oportunidades y amenazas para todas las empresas de un país, a través de la promulgación de leyes que promuevan o desalienten directa o indirectamente determinadas actividades empresariales. Las leyes contra la contaminación ambiental pueden motivas el cierre y el traslado de empresas químicas o minero-metalúrgicas hacia otras regiones o países.

Actividad
Decisión gubernamental
- Minería
- Leyes contra la contaminación ambiental.
- Otorgamiento de concesiones.
- Pesca
- Vedas.
- Cuotas de pesca.
- Transporte
- Liberalización de rutas.
- Revisiones técnicas.
- Comercio exterior
- Creación de zonas francas.
- Reintegro tributario a las exportaciones.
Las políticas de otros estados.

Pueden afectar a las empresas de otro país de manera positiva o negativa. El cierre de una frontera puede generar perjuicios a las empresas exportadoras e importadoras del país vecino, porque no podrán vender ni comprar los productos que usualmente comercian, pero generan oportunidades para los productores nacionales quienes verán incrementados sus mercados locales por la no importación de productos sustitutos.

Actividad nacional
Decisiones de otros estados
- Caza
- Prohibición de la compra de pieles de especies en peligro de extinción.
- Pesca
- Prohibición del ingreso de productos pesqueros por razones sanitarias (cólera, etc.).
- Transporte
- Prohibición de circulación de vehículos antiguos por ser contaminantes (facilita la importación en el Perú de vehículos usados).
- Industria
- Prohibición de funcionamiento de determinadas industria altamente contaminantes (que facilita su traslado hacia otros países).

La tecnología.

Crea oportunidades y amenazas en función de la relación establecida entre el que desarrolla la tecnología y el que controla el mercado. Si es la misma empresa, se auto genera una oportunidad; si son empresas diferentes, ellas tendrán que negociar su participación.

Actividad que desarrolla tecnología
Actividad que emplea la tecnología
- Bancos (tarjeta de crédito)
- Comercio de todo tipo
- Fabricantes de nuevos focos ahorradores de energía eléctrica.
- Fabricantes de lámparas y arañas.
- Desarrollo de programas de cómputo para el diseño de planos de construcción.
- Empresas constructoras y arquitectos independientes.

Las condiciones sociales.

Producen perturbaciones en el ambiente empresarial que generan nuevas necesidades, oportunidades y amenazas, dependiendo de cómo ellas afecten directamente a una determinada empresa.

Condiciones sociales
Efectos
- Las guerras
- Compra de armas y pertrechos militares
- La violencia
- Aumento de la seguridad (policías particulares, seguros, rejas, etc.)
- Campañas electorales
- Compra de material electoral (cédulas, lapiceros, sellos, etc.)

La naturaleza.

Las fuerzas incontrolables de la naturaleza generan a diario oportunidades y amenazas: terremotos, tsunamis, inundaciones, sequías, huracanes, cambios en las corrientes marinas, heladas, deslizamientos de tierra, etc. Aún cuando suelen verse como situaciones desfavorables, en muchos casos los desastres crean situaciones beneficiosas para algunas empresas.

Fenómeno natural
Oportunidades
- Terremoto
- Reposición de vidrios en edificios.
- Heladas
- Importación de alimentos
- Corriente del niño
- Aparición de nuevas especies marinas de consumo humano.
- Incremento del consumo de insecticidas en la zona norte del país.
- Huaycos
- Aumento del consumo de alimentos provenientes de la costa.


Quizás con estos ejemplos, de cómo algunas empresas aprovechan los desastres naturales para aumentar sus ventas, te sea más sencillo identificar lo que verdaderamente es importante: transformar una amenaza en oportunidad.

5. Conociendo nuestras fortalezas y debilidades.

La historia nos enseña que las batallas no siempre son ganadas por los más fuertes, sino por quienes saben usar sus fuerzas para aprovechar las oportunidades que se le presentan. Y son pérdidas por quienes dejan que sus rivales (amenazas) los golpeen en sus puntos débiles. Toda empresa, por más pequeña y simple que parezca, posee fortalezas que le permitirán alcanzar sus objetivos; pero aún la transnacional más grande y poderosa, también posee debilidades, que puedan causarle serias limitaciones a sus aspiraciones de dominio sobre el mercado.

Definir con claridad lo que son fuerzas y debilidades es una labor muy compleja, porque ellas varían en función del ciclo de vida de la empresa. Para el caso de empresas que están en una fase inicial de operación, como lo estará tu empresa durante su primer año de existencia, las definiciones más útiles de fuerzas y debilidades son las siguientes:

Las fortalezas, son aquellas características propias de a empresa que le permiten o le van a permitir aprovechar las oportunidades. Las debilidades son aquellas características propias de la empresa que le exponen a ser perjudicada por las amenazas. Tanto las fortalezas como las debilidades surgen de las diferentes formas en que podemos combinar los recursos (humanos, materiales, financieros y de información) de la empresa.

Frecuentemente los empresarios nos preocupamos de establecer nuestras fortalezas, porque reconocemos en ellas nuestras principales cartas de triunfo. Sin embargo, muy pocos empresarios son concientes de las debilidades de su empresa.

Como es posible crear una empresa sin debilidades, lo que realmente importa para asegurar el éxito de tu empresa es que cuentes con un balance de fortalezas y debilidades que te posibiliten aprovechar las oportunidades y neutralizar las amenazas. Justamente, el planeamiento estratégico te permite ampliar tu visión de modo que descubras esos cuatro factores y encuentres nuevas formas de potencias del desarrollo de su empresa.

Tanto las fortalezas como las debilidades basan su importancia en un determinado recurso, con lo cual nos facilitan enormemente su identificación. A continuación, podrás encontrar ejemplos de fortalezas y debilidades basados en cada uno de los recursos anteriormente estudiados.

Recursos humanos
Fortalezas
Debilidades
- Las habilidades técnicas del personal.
- La audacia y visión del gerente.
- El grado de identificación del personal con la misión de la empresa.
- Contar con personal que conoce a la competencia.
- Inexperiencia en el dominio de alguna tecnología.
- Salarios por encima del promedio del mercado.
- El predominio de criterios antiguos en el equipo gerencial.
- La baja moral del personal de la empresa.

Recursos materiales
Fortalezas
Debilidades
- La modernidad de la planta industrial.
- La buena calidad y/o el bajo precio de los productos elaborados o de los servicios prestados.
- El control de una patente o tecnología que permite lograr un alto patrón de calidad.
- La localización de sus instalaciones respecto al mercado o las fuentes de materia prima.
- La capacidad de almacenamiento o de distribución.
- LO reducido de la capacidad instalada para los requerimientos del mercado.
- La mala calidad o el alto costo de un producto.
- La dependencia de terceros para operaciones productivas y/o logísticas de alto riesgo.
- La baja productividad de la maquinaria propia.
- El manejo de una tecnología demasiado peligrosa o contaminante del ambiente.

Recursos financieros
Fortalezas
Debilidades
- La capacidad de endeudamiento de la empresa.
- La solvencia económica y moral de los socios.
- Un buen sistema de créditos.
- Un sistema ágil de cobranza.
- Tener comprometido el capital de la empresa y/o el patrimonio de los socios como garantía de operaciones pasadas y/o de terceros.
- Mala imagen ante el sistema financiero.
- Mala evaluación de los créditos otorgados.

Recursos de información
Fortalezas
Debilidades
- El conocimiento de las oportunidades y amenazas que se presentan en la empresa.
- Contar con buenos estudios de mercado.
- Contar con una buena evaluación del potencial de las nuevas tecnologías.
- Tener un sistema de información que garantice un conocimiento preciso del funcionamiento de su empresa.
- Tener un espía en un punto estratégico de la principal empresa competidora.
- Manejar información vieja o poco confiable.
- Estar permanentemente siendo espiado por la competencia.
- Contar con estudios que subvalores las nuevas tendencias del mercado y de las nuevas tecnologías.
- Las falta de información de lo que ocurre al interior de la propia empresa.
- Desconocer sus fortalezas y debilidades.

Existen muchas más fortalezas y debilidades de las mencionadas anteriormente. Ellas son solo una referencia a la que puedes acudir. No escatimes el tiempo cuando hagas tu propio análisis. Es preferible que te tomes todo el tiempo del mundo, pues de lo contrario, el riesgo de fracasar rondará tu empresa.
El peor error que puedes cometer es subestimar tus debilidades o sobreestimar tus fortalezas. En el mundo de los negocios es preciso ser honesto consigo mismo (así como lo debes ser con los demás).

Las áreas para el análisis de las fortalezas y debilidades serían los siguientes:

· Producto (posicionamiento, líneas de productos, etc.)
· Distribución (infraestructura propia, cobertura, etc.)
· Ventas (análisis de mercado, habilidad del personal, etc.)
· Producción (competitividad en costos, habilidad del personal, clima laboral, infraestructura adecuada, acceso a fuentes de materia prima, etc.)
· Tecnología (uso y desarrollo de patentes, laboratorios bien equipados, flexibilidad de los procesos, etc.)
· Control interno (control de costos y gastos, búsqueda permanente de eficiencia, etc.)
· Finanzas (disponibilidad de efectivo, capacidad para recibir créditos, habilidad de negociación financiera, etc.)
· Organización (conocimiento de sus funciones por parte del personal, esfuerzo coordinado por alcanzar los objetivos propuestos, etc.)
· Habilidad de los gerentes y directores.

Germán Ccanto Mallma
Email; gerccantom@yahoo.es